Excel 2013 "Dashboard" und Reporting für e-commerce

Kunde und Projektumfang

Der Kunde

Der Kunde ist die Holding eines international aufgestellten Versandunternehmens mit einem boomenden Online-Geschäft. Die verschiedenen Sparten und Töchter des Unternehmens konzentrieren sich auf unterschiedliche Märkte und Zielgruppen (z.B. Mode, Lifestyle). Jede Sparte führt einen oder mehrere Webshops für die unterschiedlichen Marken. Der Traffic wird mit Hilfe des Produkts Webtrends analysiert und in einer MySQL-Datenbank konsolidiert.

Projektumfang und Anforderungen

Die Stabsabteilung e-commerce hat die Aufgabe, dem Management die Key Performance Indicators (KPIs) des Online-Geschäfts in Übersichten ("Dashboards") zusammen mit Detailangaben ("Deep Dives") für die einzelnen Branchen und Marken auf monatlicher Basis zu liefern. Als Ausgabeformat wurde PDF gewünscht.

Wichtige Anforderungen: a) Die Möglichkeit, Änderungen und Anpassungen unabhängig von IT und/oder Entwicklern vornehmen zu können, b) Die Lösung soll Tools verwenden, für die Power-User in der Abteilung ausreichend vorhanden sind (Excel, PowerPoint). Ich wurde gebeten, eine entsprechende Lösung zu entwickeln.

Systemkontext

Mein Teil im Gesamtprojekt (siehe Zeichnung) war begrenzt auf die Entwicklung einer Excel-basierten Lösung, um die bereits konsolidierten Daten aus MySQL abzurufen und im gewünschten Format auszugeben. Die anderen Komponenten des Systemkontextes unterlagen nicht meiner Verantwortung.

Die Lösung

Excel-Vorlagen / Trennung von Daten und Präsentation

Für jede Übersicht und jeden Report gibt es eine Excel-Datei, die als Vorlage dient. In der Vorlage befinden sich ein oder mehrere Blätter mit Datenbereichen, Formeln, Parametern und SQL-Anweisungen. Hier werden die Daten unformatiert vom Datenabruf eingetragen.

Ein Blatt fasst alle Daten zusammen ("Präsentation"). Das Layout dieses Blatts kann frei gestaltet werden (Zeilenhöhe, Spaltenbreite, Anordnung). Formeln übernehmen die Daten aus den Datenblättern:

Ein Dashboard:

Die SQL-Anweisungen sind mit Platzhaltern versehen. Zur Laufzeit des Programms werden die Platzhalter durch die benötigten Parameter ersetzt (Datumswerte, Selektion), so dass aus der Datenbank die gewünschten Werte abgerufen werden können.

Das Konzept erlaubt die Nutzung der hervorragenden Analysemöglichkeiten von Excel 2013: klassische Diagramme, Datenlinien, und Sparklines. Erweiterungen sind unproblematisch möglich mit ad-hoc-charts oder Grafiken, die über die "Kamera-Funktion" zu einem Bild zusammengefasst werden. Zwar müssen bei Editieren der Vorlagen Regeln eingehalten werden, aber sie können ohne Probleme von einem Excel-Power-User der Abteilung (nach Einweisung) geändert oder erweitert werden.

Das Reporting Tool (VBA-Teil)

Der 2. Teil der Lösung ist das Reporting Tool, eine Excel-Datei mit VBA-Programmcode (XLSM-Format). Diese Datei enthält

• einen Dialog, in dem der Benutzer wichtige Parameter für das Reporting festlegen kann (Auswerungsmonat, Branchen, Fokus)
• die gesamte Programmlogik
  
  • für die Dateierstellung aus den Vorlagen, und
  • für den Datenabruf (Parsen und Aktualisierung der SQL-Anweisungen, Übertragung in die Zielbereiche)
• die üblichen Hilfsfunktionen und -prozeduren für Log, Datenbankverbindung, etc.