Word: Kanzlei-Schriftgut und Produktivitäts-Suite

Auftrag

Die Rechtsanwaltskanzlei (mit mehreren deutschen Standorten) beauftragte mich 2020 mit der Erstellung einer umfangreichen Anpassung von Word. Das Ziel war die Steigerung der Produktivität von Anwälten und Assistenten:

• Einheitliche Formatierungen und Dokumentlayouts
• Nummerierungen
• Schnittstelle zur existierenden Aktenverwaltung für Mandate

Die wichtigsten Funktionen

• Dynamische Dokumentvorlagen für Korrespondenz mit Schnittstelle zur Aktenverwaltng (Abruf von Beteiligten, Adressen, Mandatsführer, Anpassung des Infoblocks auf Mandatsinhaber, Standort, Sprache, etc.)
• Schriftsatz-Vorlage mit Funktionen für Kurzrubrum und Vollrubrum
• Dokumentvorlagen für Gutachten, Verträge und Kostenantrag
• Komplettes Formatvorlagen-Management („Stile“ für die Formatierung)
• Beweis- und Anlagen-Manager mit dynamischer Verwaltung der nummerierten Beweisantritte in Schriftsätzen
• Nummerierungs-Manager (für Überschriften)
• Layout-Manager zur Schnellkonfiguration der Kopf- oder Fußzeilen ("Entwurf", "Draft", Logo an/aus)
• Angepasstes Menüband mit Kurzbefehlen
• Randziffern-Funktion
• Dynamische Dokumentänderungen je nach Wahl des Versandwegs (z.B. beA-Versand)

Technische Umsetzung

Die Dokumente basieren auf code-freien dotx-Dokumentvorlagen in Word.

Ein COM Add-in enthält die gesamte Funktionalität (VB.net mit Add-in Express Runtime). Anmerkung: Diese Funktionen kann man nicht mit den Office 365 Add-ins auf Basis von JavaScript umsetzen, weil diese den Zugriff auf viele Komponenten eines Word-Dokuments eingeschränken.

Hinweise

• Bestimmte Daten (z.B. für Nummerierungen oder den Beweis- und Anlagen-Manager) werden in dem jeweiligen Dokument in sogenannten „Word-Dokumentvariablen“ gespeichert.
• Die Formatierungen (Formatvorlagen und Nummerierungen) sind unabhängig von der Kanzlei-Anpassung im Dokument vorhanden, so dass der Austausch von Dokumenten mit Dritten nicht behindert wird.

Abbildungen

Menüband Teil 1:

Menüband Teil 2:

Kontextmenü für Schnellzugriff auf Formatvorlagen:

Datei-Neu-Ersatz mit Auflistung der firmeneigenen Dokumentvorlagen:

Schnittstelle zur Aktenverwaltung:

 Eingabedialog für Schriftsatz:

Befehle für den "Beweis- und Anlagen-Manager"

Erläuterungen aus der Dokumentation:

Erstellung eines Beweisantritts:

Dienstleistungskonzern: Einsparung von Druckkosten durch Word-Vorlagen

Anforderung: Der Konzern besteht aus mehreren Sparten mit über 200 einzelnen Niederlassungen. Es soll ein einheitliches Vorlagensystem angeboten werden.

Schwierigkeiten: Die Infrastruktur in den Niederlassungen ist zum Zeitpunkt der Projektdurchführung heterogen. Zum Beispiel ist der Installationsort von Office nicht einheitlich. Die Sparten verfügen über eigene Briefbögen. Für jede Niederlassung werden Kleinauflagen der Briefbögen gedruckt.

Lösung: Die Unternehmensführung wird dafür gewonnen, den Unternehmensauftritt zu vereinheitlichen. Die Briefbögen werden so gestaltet, dass sie sich nur noch in der Gestalt des Logos unterscheiden. Außerdem werden alle festen Texte entfernt.

Ein globales Add-in enthält die komplette Programmlogik für die Verwaltung von Benutzerprofilen und Firmendaten. Die Einzelvorlagen werden zur Laufzeit mit dem Add-in verbunden. Der Benutzer kann bei Dokumenterstellung ein Benutzerprofil für die Absenderdaten und eine Firma auswählen, so daß die Dokumente mit den aktuellen Unternehmensdaten versehen werden.

Das Vorlagensystem (Brief, Fax, Interndokumente, Angebot) wird durch eine Online-Hilfe erläutert. Installation erfolgt über InstallShield.

Durch das Vorlagensystem werden bedeutende Einsparungen erzielt, weil nur noch ein Briefbogen je Sparte zu drucken ist, der in allen Standorten verwendet werden kann. Druck und Neuverteilung nach Änderungen von Niederlassungsdaten (Telefonnummern, Geschäftsführer) entfallen.

Eine Präsentation aus diesem Projekt finden Sie unter meinen Publikationen.

Bank: Automatisierte Dokumentvorlage für Organisationshandbuch

Anforderung: Das Organisationshandbuch des Unternehmens wird im IntraNet im PDF-Format bereitgestellt. Die Wartung der einzelnen Kapitel erfolgt durch die verantwortlichen Autoren in den Fachabteilungen. Dabei werden Word-Dokumente im Änderungsmodus ausgetauscht. Die Vorlage soll gegen Fehleingaben und unzulässige Formatierungen geschützt sein. Es gibt eine SQL-Server-Datenbank mit Metadaten über die Kapiteldateien.

Lösung: In der Vorlage liegende VBA-Makros übernehmen folgende Aufgaben: (1) Abruf der Metadaten aus der Verwaltungsdatenbank und übertragung in Felder, Titelblatt und Kopfzeilen des Dokuments; (2) Hilfsmakros für die Autoren zur leichteren Formatierung; (3) Verwendung des erweiterten Dokumentschutzes unter Office 2010, in dem ein Dokument vor manueller Formatierung geschützt werden kann. Die Festlegung der erlaubten Formatvorlagen erfolgt über eine Konfigurrationsdatei, so dass jederzeit eine unproblematische Änderung möglich ist. Eine Online-Hilfe informiert die Autoren.

Die Vorlage ist mit einem Ribbon ausgestattet:

 Dialog zum Abrufen der Kapiteldaten aus der Datenbank:

Einzelhandelskette: Erneuerung von Dokumentvorlagen

Anforderung: Für den unternehmensweiten Einsatz in Zentrale und Fachmärkten müssen Dokumentvorlagen neu entwickelt werden mit dem Ziel einer Vereinheitlichung und Vereinfachung.

Schwierigkeit: Benutzer sollen keine Möglichkeit haben, das Dokumentlayout zu verändern.

Lösung: In Zusammenarbeit mit den IT-Fachkräften des Unternehmens werden neue Layouts definiert. Die Vorlagen für Brief, Fax, Memorandum und Besprechungsprotokoll werden mit Eingabedialogen versehen, über die der Benutzer alle Anschrifts- und Infoblockdaten erfassen und ändern kann. Abschnittsweiser Dokumentschutz verhindert Änderungen am Gesamtlayout der Dokumente; nur der eigentliche Textbereich kann editiert werden. Die Lokalisierung der Vorlagen im jeweiligen Fachmarkt erfolgt über ein globales Add-in.

Versicherung: Dokumentvorlagen für Agentursystem

Anforderung: Das von den Versicherungsagenturen verwendete CRM-System liefert Daten für Einzel- und Serienbriefe. In bestimmten Fällen sind Textbausteine zu verwenden.Die Dokumente müssen dem Basislayout der Versicherung entsprechen, sind aber teilweise an die jeweilige Agentur anzupassen.

Lösung: Der Agenturmitarbeiter gibt die Lokalisierungsdaten einmalig über einen Dialog ein. Bei Neuerstellung eines Dokuments werden die Daten zur Laufzeit eingebunden. Aktualisierungen der Dokumentvorlage über Fernwartung sind somit möglich, ohne daß in der Agentur das Layout erneut eingestellt werden muß.

Anwaltskanzlei: Mehrsprachige Dokumentvorlagen

Anforderung: Eine große Anwaltskanzlei fordert die Erstellung von automatisierten Dokumentvorlagen. Neben den üblichen Korrespondenzdokumenten werden umfangreiche strukturierte Dokumente in Deutsch, Englisch und Französisch erstellt. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist geplant. Außerdem müssen Schnittstellen zum CRM-System und zum Fakturierungsprogramm genutzt werden.

Lösung: Entwicklung der Dokumentvorlagen und des globalen Add-ins mit Zusatzfunktionen, Nutzung der Schnittstellen, Unterstützung bei Einführung des DMS, Erstellung der Online-Hilfe und der Installationsprogramme. (Klicken Sie hier für einen Auszug der Hilfedatei "Produktive Nutzung von Word".)

Projektablauf: Das Projekt begann 1996 mit der Migration von DOS/Wordperfect 5.0 zu Windows 95 und Office 95. Als DMS wurde DocsOpen eingesetzt. Die Kanzlei hatte 5 Standorte in Deutschland. Heute sind die Standorte Teil einer großen US-Kanzlei. Die deutschen Dokumentvorlagen wurden konstant weiterentwickelt, an die jeweiligen Bedürfnisse angepaßt und in den US Macroset integriert. Im Jahr 2009 liefen sie unter Windows XP, Office 2003 und iManage 8 als DMS in US-Versionen; im Jahre 2012 wurden sie auf die aktuellen Windows- und Office-Versionen portiert.