SharePoint-Schnittstelle für Bausteintexte

Aufgabe

Ein Unternehmen mit zahlreichen Sparten setzt einheitliche Dokumentvorlagen für Korrespondenz ein (Brief, Fax, Angebot). Bei Neuerstellung wird das Dokument durch Layout und Texte auf die jeweilige Sparte eingestellt.

Benutzer sollen die Möglichkeit haben, anschließend in das neue Dokument einen oder mehrere Bausteintexte einzufügen. Die Funktion "AutoTexte" ("Schnellbausteine" in Office 2010) wird ausgeschlossen, da die Verwaltung und Verteilung geänderter Bausteine über DOT-Dateien schwierig ist. - SharePoint Server 2007 ist im Einsatz und soll als Plattform für die Bausteinverwaltung dienen, damit folgende Anforderungen erfüllt werden:

• zentrale Ablage der Bausteine in einer SharePoint-Dokumentbibliothek
• Gliederung durch Nutzung von Ordnern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten
• Filterung der Bausteine nach Status des Benutzers (Zugehörigkeit zur Sparte)
• Hochladen neuer Bausteine durch beauftragte Benutzer der Sparte
• inhaltliche Prüfung und Freigabe durch Marketing/Öffentlichkeitsarbeit

Des Weiteren soll die Lösung unabhängig von der Office-Version funktionieren.

Lösung

Es wird unter C# 4.0 eine Komponente erstellt, die über COM von Word aus aufgerufen werden kann. Die Komponente liest die SharePoint-Dokumentbibliothek mit den Rechten des angemeldeten Benutzers. Die verfügbaren Ordner und Bausteine werden in einer Baumansicht / Listenansicht angezeigt, und der Benutzer kann einen oder mehrere Bausteine auswählen. Die Bausteine werden anschließend an der Cursorposition in das aktive Dokument übertragen.

Eingabedialog eines Briefes mit der Option, Bausteine aus SharePoint einzufügen:

Auswahldialog für Bausteindokumente mit der Baumansicht der Sparten (entspricht SharePoint-Ordnern):

UML Paket-Diagramm

Migration von M/TEXT-Bausteindokumenten

Anforderung: Migration von M/TEXT-Bausteindokumenten auf PC-Systeme unter Verwendung von Visual Basic und Microsoft Office.

Projektablauf: Analyse der komplexen Bausteintexte des Host-Systems und Umsetzung auf VB-Programme, die Word als Frontend für die Dokumenterzeugung benutzen. Entwicklung der Formatierungs- und Druckroutinen unter VBA; Entwicklung verschiedener Lösungen für Textbaustein-Verwaltung und Zugriffe. Nach dem Ende des Migrationsprojekts Wartung und Weiterentwicklung des Gesamtsystems und Anpassung an neue Anforderungen.

Besonderheiten: die Dokumente werden nicht über Word-Dokumentvorlagen erzeugt, sondern aus Bausteintexten modular zusammengesetzt:

Es werden nicht nur "simple" Dokumente erzeugt (das einseitige Anschreiben), sondern in vielen Fällen komplexe Dokumentsätze. Beispielsweise kann ein Dokumentsatz bestehen aus Vertrag [Briefbogen], Kopien [Blanko], und zwei Interndokumenten mit Vertragsdetails. Bei Bedarf können noch Kundenanschreiben mit Rücksendeformular ergänzt werden.

Die Druckausgabe erfolgt in einem gemeinsamen Druckvorgang durch ein entsprechendes Word-Add-in:

Dokumentgenerator für Verträge

Anforderung: Auf der Ebene der Fachabteilung sind umfangreiche Verträge aus Teildokumenten und Variablen zusammenzusetzen. Die Dokumente sollen in der Abteilung selbst gepflegt werden.

Lösung: Das Word-Add-in wird für einen besonderen Benutzerkreis freigegeben. Der Benutzer kann die gewünschten Dokumente im Dialog über eine Baumstruktur auswählen. Je nach Auswahl wird ein Dokument sofort erzeugt, oder es wird ein Dialog für fehlende Eingaben angezeigt. Die Fachabteilung kann das Dokumenten-Repository und die Konfigurationsdateien für die Dokumentauswahl selbst pflegen.

Dialog zur Dokumentauswahl:

Dialog für Eingaben: