Dienstleistungskonzern: Einsparung von Druckkosten durch Word-Vorlagen

Anforderung: Der Konzern besteht aus mehreren Sparten mit über 200 einzelnen Niederlassungen. Es soll ein einheitliches Vorlagensystem angeboten werden.

Schwierigkeiten: Die Infrastruktur in den Niederlassungen ist zum Zeitpunkt der Projektdurchführung heterogen. Zum Beispiel ist der Installationsort von Office nicht einheitlich. Die Sparten verfügen über eigene Briefbögen. Für jede Niederlassung werden Kleinauflagen der Briefbögen gedruckt.

Lösung: Die Unternehmensführung wird dafür gewonnen, den Unternehmensauftritt zu vereinheitlichen. Die Briefbögen werden so gestaltet, dass sie sich nur noch in der Gestalt des Logos unterscheiden. Außerdem werden alle festen Texte entfernt.

Ein globales Add-in enthält die komplette Programmlogik für die Verwaltung von Benutzerprofilen und Firmendaten. Die Einzelvorlagen werden zur Laufzeit mit dem Add-in verbunden. Der Benutzer kann bei Dokumenterstellung ein Benutzerprofil für die Absenderdaten und eine Firma auswählen, so daß die Dokumente mit den aktuellen Unternehmensdaten versehen werden.

Das Vorlagensystem (Brief, Fax, Interndokumente, Angebot) wird durch eine Online-Hilfe erläutert. Installation erfolgt über InstallShield.

Durch das Vorlagensystem werden bedeutende Einsparungen erzielt, weil nur noch ein Briefbogen je Sparte zu drucken ist, der in allen Standorten verwendet werden kann. Druck und Neuverteilung nach Änderungen von Niederlassungsdaten (Telefonnummern, Geschäftsführer) entfallen.

Eine Präsentation aus diesem Projekt finden Sie unter meinen Publikationen.

Bank: Automatisierte Dokumentvorlage für Organisationshandbuch

Anforderung: Das Organisationshandbuch des Unternehmens wird im IntraNet im PDF-Format bereitgestellt. Die Wartung der einzelnen Kapitel erfolgt durch die verantwortlichen Autoren in den Fachabteilungen. Dabei werden Word-Dokumente im Änderungsmodus ausgetauscht. Die Vorlage soll gegen Fehleingaben und unzulässige Formatierungen geschützt sein. Es gibt eine SQL-Server-Datenbank mit Metadaten über die Kapiteldateien.

Lösung: In der Vorlage liegende VBA-Makros übernehmen folgende Aufgaben: (1) Abruf der Metadaten aus der Verwaltungsdatenbank und übertragung in Felder, Titelblatt und Kopfzeilen des Dokuments; (2) Hilfsmakros für die Autoren zur leichteren Formatierung; (3) Verwendung des erweiterten Dokumentschutzes unter Office 2010, in dem ein Dokument vor manueller Formatierung geschützt werden kann. Die Festlegung der erlaubten Formatvorlagen erfolgt über eine Konfigurrationsdatei, so dass jederzeit eine unproblematische Änderung möglich ist. Eine Online-Hilfe informiert die Autoren.

Die Vorlage ist mit einem Ribbon ausgestattet:

 Dialog zum Abrufen der Kapiteldaten ausd der Datenbank: