Bank: Automatisierte Dokumentvorlage für Organisationshandbuch

Anforderung: Das Organisationshandbuch des Unternehmens wird im IntraNet im PDF-Format bereitgestellt. Die Wartung der einzelnen Kapitel erfolgt durch die verantwortlichen Autoren in den Fachabteilungen. Dabei werden Word-Dokumente im Änderungsmodus ausgetauscht. Die Vorlage soll gegen Fehleingaben und unzulässige Formatierungen geschützt sein. Es gibt eine SQL-Server-Datenbank mit Metadaten über die Kapiteldateien.

Lösung: In der Vorlage liegende VBA-Makros übernehmen folgende Aufgaben: (1) Abruf der Metadaten aus der Verwaltungsdatenbank und übertragung in Felder, Titelblatt und Kopfzeilen des Dokuments; (2) Hilfsmakros für die Autoren zur leichteren Formatierung; (3) Verwendung des erweiterten Dokumentschutzes unter Office 2010, in dem ein Dokument vor manueller Formatierung geschützt werden kann. Die Festlegung der erlaubten Formatvorlagen erfolgt über eine Konfigurrationsdatei, so dass jederzeit eine unproblematische Änderung möglich ist. Eine Online-Hilfe informiert die Autoren.

Die Vorlage ist mit einem Ribbon ausgestattet:

 Dialog zum Abrufen der Kapiteldaten aus der Datenbank:

Einzelhandelskette: Erneuerung von Dokumentvorlagen

Anforderung: Für den unternehmensweiten Einsatz in Zentrale und Fachmärkten müssen Dokumentvorlagen neu entwickelt werden mit dem Ziel einer Vereinheitlichung und Vereinfachung.

Schwierigkeit: Benutzer sollen keine Möglichkeit haben, das Dokumentlayout zu verändern.

Lösung: In Zusammenarbeit mit den IT-Fachkräften des Unternehmens werden neue Layouts definiert. Die Vorlagen für Brief, Fax, Memorandum und Besprechungsprotokoll werden mit Eingabedialogen versehen, über die der Benutzer alle Anschrifts- und Infoblockdaten erfassen und ändern kann. Abschnittsweiser Dokumentschutz verhindert Änderungen am Gesamtlayout der Dokumente; nur der eigentliche Textbereich kann editiert werden. Die Lokalisierung der Vorlagen im jeweiligen Fachmarkt erfolgt über ein globales Add-in.

Versicherung: Dokumentvorlagen für Agentursystem

Anforderung: Das von den Versicherungsagenturen verwendete CRM-System liefert Daten für Einzel- und Serienbriefe. In bestimmten Fällen sind Textbausteine zu verwenden.Die Dokumente müssen dem Basislayout der Versicherung entsprechen, sind aber teilweise an die jeweilige Agentur anzupassen.

Lösung: Der Agenturmitarbeiter gibt die Lokalisierungsdaten einmalig über einen Dialog ein. Bei Neuerstellung eines Dokuments werden die Daten zur Laufzeit eingebunden. Aktualisierungen der Dokumentvorlage über Fernwartung sind somit möglich, ohne daß in der Agentur das Layout erneut eingestellt werden muß.

Anwaltskanzlei: Mehrsprachige Dokumentvorlagen

Anforderung: Eine große Anwaltskanzlei fordert die Erstellung von automatisierten Dokumentvorlagen. Neben den üblichen Korrespondenzdokumenten werden umfangreiche strukturierte Dokumente in Deutsch, Englisch und Französisch erstellt. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist geplant. Außerdem müssen Schnittstellen zum CRM-System und zum Fakturierungsprogramm genutzt werden.

Lösung: Entwicklung der Dokumentvorlagen und des globalen Add-ins mit Zusatzfunktionen, Nutzung der Schnittstellen, Unterstützung bei Einführung des DMS, Erstellung der Online-Hilfe und der Installationsprogramme. (Klicken Sie hier für einen Auszug der Hilfedatei "Produktive Nutzung von Word".)

Projektablauf: Das Projekt begann 1996 mit der Migration von DOS/Wordperfect 5.0 zu Windows 95 und Office 95. Als DMS wurde DocsOpen eingesetzt. Die Kanzlei hatte 5 Standorte in Deutschland. Heute sind die Standorte Teil einer großen US-Kanzlei. Die deutschen Dokumentvorlagen wurden konstant weiterentwickelt, an die jeweiligen Bedürfnisse angepaßt und in den US Macroset integriert. Im Jahr 2009 liefen sie unter Windows XP, Office 2003 und iManage 8 als DMS in US-Versionen; im Jahre 2012 wurden sie auf die aktuellen Windows- und Office-Versionen portiert.