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Beratung und Entwicklung - Mehr Produktivität für Microsoft Office

Add-ins für MS Office

Outlook: E-Mail-Archivierung und Druckausgabe

Anforderung: Eine Anwaltskanzlei benötigt E-Mails in gedruckter Form für die Archivierung in der Mandanten-Papierakte. Dabei sollen die relevante Information, Sender, Empfänger und Datum sowie die Metadaten des Dokumentmanagementsystems deutlich hervorgehoben werden. Das Outlook-Standardlayout ist dafür ungeeignet. Außerdem bietet Outlook keine Möglichkeit, das Standardlayout einheitlich zu konfigurieren. Zugleich soll die E-Mail im DMS mit den Dateianhängen archiviert werden.

Schwierigkeiten: eine vollautomatische Archivierungslösung ist nicht möglich, weil der ursprüngliche E-Mail-Empfänger in der Kanzlei nicht mit der Person identisch ist, die den Archivierungsvorgang vornimmt. Ebenfalls kann der relevante Inhalt der E-Mail nicht durch automatische Mechanismen gefunden werden (z.B. steht er nach mehreren internen Weiterleitungen nicht mehr an erster Stelle).

Lösung: Die gewünschten Erweiterungen werden in Outlook über ein COM Add-in zur Verfügung gestellt. Das Add-in überträgt den Inhalt der E-Mail und die Metadaten in eine entsprechend vorbereitete Word-Vorlage, so daß der gewünschte Druckoutput möglich wird. Dabei erhält der Benutzer die Möglichkeit, den relevanten Inhalt sowie die ursprünglichen Sender und Empfänger festzulegen. Zugleich werden E-Mail, Output-Dokument sowie Dateianhänge verknüpft im DMS (Hummingbird DM) abgelegt.